Firemní tiskoviny fungují nejlépe tehdy, když mají jasné místo v obchodním jednání. Vizitka usnadní další kontakt, leták stručně představí nabídku a katalog pomůže porovnat možnosti. Při plánování proto začněte otázkou, co má zákazník po přečtení udělat. Teprve potom vybírejte velikost, papír a podobu grafiky. Pro firmu v Plzni může být užitečné připravit menší promyšlenou sadu materiálů, kterou zaměstnanci skutečně používají. Tento článek ukazuje, jak takovou sadu sestavit, udržet její obsah aktuální a propojit jednotlivé tiskoviny s konkrétním krokem zákazníka.

Vyjděte z průběhu obchodního jednání

Sepište si situace, ve kterých se vaše firma potkává s novými zákazníky. Může jít o návštěvu provozovny, osobní schůzku nebo předání dokončené zakázky. Ke každé situaci přiřaďte informaci, kterou člověk potřebuje znát. Při prvním setkání obvykle hledá základní orientaci v nabídce. Před rozhodnutím může chtít konkrétní parametry, ukázky nebo vysvětlení postupu. Když tiskovina odpovídá právě této potřebě, obchodník ji přirozeně zapojí do rozhovoru a zákazník má důvod si ji ponechat.

Představme si menší firmu, která vybavuje kanceláře. Na úvodní schůzce může používat stručný přehled služeb, při výběru řešení ukazovat katalog a po zaměření předat složku s konkrétní nabídkou. Jde o modelový příklad, který si snadno přizpůsobíte vlastnímu oboru. Podstatné je nepřenášet všechny informace do každého materiálu. Zákazník by měl na první pohled poznat, k čemu daná tiskovina slouží a které údaje v ní najde, až se k nabídce později vrátí.

Vizitka má usnadnit další kontakt

Na vizitce dejte přednost údajům, které příjemce skutečně využije. Jméno, pracovní role a přímý kontakt bývají důležitější než dlouhý seznam činností firmy. Pokud uvádíte více telefonních čísel, vysvětlete jejich účel. Zákazník by neměl odhadovat, na které z nich se obrátit s konkrétní poptávkou. Také pracovní pozici formulujte srozumitelně. Interní zkratka oddělení může být zaměstnancům jasná, zatímco novému obchodnímu partnerovi o kompetenci daného člověka mnoho neřekne.

Pro tým připravte jednotnou podobu a před tiskem zkontrolujte každou osobní variantu. Zvláštní pozornost si zaslouží delší jména, rozdílné názvy funkcí a e-mailové adresy. Grafika by měla zůstat čitelná i tam, kde je údajů více. Množství objednávejte podle skutečného využití jednotlivými zaměstnanci. Člověk, který často navštěvuje zákazníky, může potřebovat jiný počet kusů než kolega pracující převážně na dálku. Jednotný vzhled tedy nemusí znamenat totožný náklad pro všechny členy týmu.

Leták postavte kolem jedné nabídky

Leták má omezený prostor, a proto mu prospěje jedno hlavní téma. Může představit konkrétní službu, upozornit na novou provozovnu nebo vysvětlit sezonní nabídku. V nadpisu pojmenujte přínos tak, aby čtenář rozuměl nabídce bez znalosti vaší firmy. Následující odstavec může odpovědět na nejčastější otázku, kterou zákazníci při prvním kontaktu pokládají. Zbytek plochy rozdělte mezi potřebné podrobnosti a jasný způsob reakce. Každá další informace by měla pomáhat rozhodnutí, zda se ozvat.

Při plánování výroby se hodí posoudit více tiskovin společně. Na stránce tiskárna Plzeň TUTO studio představuje například tisk vizitek, letáků a katalogů. Do společné poptávky můžete uvést, jakou roli bude mít každý materiál, a požádat o odpovídající řešení. Pokud zatím nemáte hotovou grafiku, popište také používané firemní barvy a dostupné podklady. Návaznost materiálů vzniká už v přípravě, kdy si ujasníte obsah a podobu celé sady.

Katalog uspořádejte podle rozhodování zákazníka

Katalog potřebuje logiku, ve které se čtenář rychle zorientuje. Místo řazení podle interních skladových označení zvažte rozdělení podle způsobu použití nebo typu potřeby. U každé kategorie vysvětlete, pro koho je určena, a potom představte jednotlivé možnosti. Zákazník tak získá souvislosti dříve, než začne porovnávat detaily. Obsah a názvy oddílů formulujte stejnými slovy, která používáte při osobním jednání. Obchodník pak snáze odkáže na konkrétní část a příjemce ji později snadno dohledá.

U podobných produktů zachovejte stejné pořadí parametrů. Pokud na jedné stránce uvádíte rozměr jako první údaj a na druhé jej schováte do delšího odstavce, porovnání zbytečně komplikujete. Fotografie vybírejte podle toho, co mají ukázat, a doplňte je srozumitelnými popisky. U rozsáhlejší nabídky pomůže pracovní maketa, ve které si ještě před dokončením grafiky ověříte návaznost stran. Uvidíte, zda důležité informace dostávají dost prostoru a zda se některé vysvětlení bezdůvodně neopakuje.

Sjednoťte vzhled i způsob vyjadřování

Jednotná sada tiskovin používá logo, barvy a typografii předvídatelným způsobem. Stejně důležitá je však shoda v pojmenování služeb. Pokud jednu činnost na webu nazýváte jinak než v katalogu, zákazník může váhat, zda jde o stejnou nabídku. Vytvořte si krátký přehled schválených názvů, základních formulací a kontaktních údajů. Nemusí jít o rozsáhlý manuál. Pro menší tým často stačí společný dokument, který má určeného správce a jasné datum poslední aktualizace.

Kontrolujte také tón komunikace. Odborná firma může psát přesně a přitom srozumitelně, bez dlouhých vět a přemíry oborových zkratek. Namísto neurčitého slibu vysvětlete, jak zákazník službu využije nebo co si má připravit pro poptávku. V celém souboru zachovejte stejné oslovení a způsob zápisu kontaktů. Když každý materiál připravuje jiný člověk, společná redakční kontrola pomůže odhalit rozdíly, které při samostatném čtení jednotlivých letáků nemusí být patrné.

Propojte tištěný materiál s aktuální nabídkou

Odkaz v tiskovině by měl vést přímo k informaci, kterou text slibuje. U materiálu o jedné službě je vhodnější odpovídající stránka než obecný rozcestník, kde musí návštěvník znovu hledat. Pokud používáte QR kód, doplňte stručné vysvětlení jeho účelu a čitelnou adresu jako alternativu. Příjemce může materiál prohlížet bez telefonu nebo si jej chtít otevřít později na počítači. Cesta k nabídce by měla být srozumitelná v obou situacích.

QR kód před výrobou vyzkoušejte z náhledu ve skutečné velikosti a po převzetí také z hotového výtisku. Ověřte, že cílová stránka dobře funguje na mobilu a obsahuje slíbené informace. Pokud se na ni návštěvníci dostanou z různých kampaní, zvažte oddělené označení odkazů pro vyhodnocení. Počty návštěv pak můžete porovnávat s distribucí materiálů. Berte je jako jednu z pomůcek, protože část zákazníků odpoví telefonicky nebo si název firmy později vyhledá samostatně.

Náklad plánujte společně s aktualizacemi

Praktickou součástí práce s tiskovinami je také jejich dostupnost pro tým. Určete místo, kde jsou uložené aktuální verze, a oddělte od nich staré materiály určené k vyřazení. Zaměstnanec připravující schůzku by neměl zkoumat, který ze dvou podobných katalogů ještě platí. U rozsáhlejší nabídky může pomoci nenápadné označení vydání. Připravte také stručnou informaci o tom, kdy se který materiál předává. Nový kolega pak snáze naváže na zavedený postup a nebude zákazníkovi automaticky dávat celou sadu bez ohledu na jeho zájem. Zpětně se díky tomu lépe hodnotí i spotřeba jednotlivých tiskovin.

Před objednávkou odhadněte, kolik materiálů využijete do další očekávané změny nabídky. Do úvahy zahrňte plánované schůzky, akce a potřeby jednotlivých poboček. Vyšší počet kusů má smysl posuzovat také podle skladování a pravděpodobnosti, že se obsah změní. U tiskovin s častými úpravami může být praktičtější průběžné doplňování. Rozhodnutí si nechte propočítat pro konkrétní varianty, abyste porovnávali skutečnou celkovou cenu a využitelné množství, nikoli jen cenu jednoho kusu.

Po několika týdnech používání se zeptejte obchodníků, které materiály předávají a na co se zákazníci následně ptají. Zjistíte například, že leták potřebuje vysvětlit průběh spolupráce nebo že katalog postrádá často hledaný údaj. Tyto poznatky zapracujte při dalším vydání. Chcete připravit firemní tiskoviny pro konkrétní obchodní situace? Podívejte se na nabídku tisku TUTO studia a domluvte podobu zakázky https://www.tutostudio.cz/tiskarna. Do poptávky připojte seznam materiálů, jejich využití a předpokládané množství, aby návrh vycházel z potřeb vašeho týmu.